Selasa, 13 September 2016

Pergantian Sistem IT, Paralel Run atau Cut Off

Seperti yang rutin saya lalukan, bertukar pikiran dengan rekan-rekan dari dunia IT, khususnya aplikasi bisnis. Dua hari lalu saya berdiskusi dengan rekan-rekan mengenai topik pada saat kita mengganti sistem IT ada begitu banyak keputusan secara strategy sepanjang proyek yang harus kita putuskan.

Salah satunya adalah, pada saat sistem baru mulai berjalan (go live new system) apakah sistem lama tetap digunakan? atau sistem lama langsung tidak digunakan lagi. Lebih jelasnya misal tanggal 1 January 2017 adalah jadwal sistem baru mulai digunakan. Setelah proyek berjalan selama 6 bulan), maka pada tanggal 1 January tersebut apakah sistem lama, masih digunakan atau langsung dimatikan?

Sebelumnya saya pikir hal ini bukan sesuatu yang masih didebatkan saat ini, setelah 26 tahun saya menangani implementasi sistem informasi. Namun setelah diskusi dengan beberapa rekan saya merasa masih relevan untuk membagikan pertimbangan-pertimbangan yang ada agar Implementasi Sistem IT baru bisa berjalan dengan baik dan sukses. Tentunya keputusan Go Live Paralel Run vs Cut Off hanya salah satu dari parameter keberhasilan dari implementasi sistem baru dari sekian banyak parameter lainnya.

Dari sisi USER/ PENGGUNA umumnya langsung memutuskan atau paling tidak berpikir sistem baru pada saat Go Live akan paralel terlebih dahulu dengan sistem lama selama waktu tertentu, misalnya 3 bulan. Alasan klasik dan relevan adalah, agar AMAN supaya APABILA nanti sistem baru terjadi masalah, maka Operasional perusahaan tidak terganggu karena masih ada Sistem Lama yang bisa digunakan. Hem.... Sound Perfect, ya sudah maka diputuskan untuk paralel, karenanya sering kita mendengar proyek yang tidak pernah berakhir / Never Ending Project. Menurut pengamatan kami salah satunya dikarenakan paralel run pada saat go live sistem baru dan lama tidak ada batas waktunya. Sehingga setelah go live pun user masih menginput di sistem lama, dan tidak jelas kapan waktu selesainya dan apa parameternya.

Mengapa user jarang sekali memilih opsi Cut Off? karena alasan yang sama dengan yang sebelumnya. User merasa pada saat pergantian sistem apabila sistem lama langsung "dimatikan" maka apabila terjadi "sesuatu" pada sistem baru, operasioal perusahaan bisa terganggu, tidak bisa melakukan pengiriman barang, penagihan, dan lainnya yang berakibat kepada kerugian.

Sebelum tambah bingung, saya coba memberikan list perbandingan paralel run vs cut off

PARALEL RUN

PRO:
- Aman secara bisnis, apabila terjadi sesuatu masih ada sistem lama, sehingga bisnis tidak akan terganggu.

CONS:
- Melelahkan untuk User, karena pada saat live sistem baru, user harus menginput data 2x, di sistem lama dan baru. Lalu membandingkan laporan dari kedua sistem untuk menguji apakah sistem baru sudah sama dengan sistem lama. Ini yang kadang menjadikan "never ending project", karena data yang diinput tidak pernah terkejar kedalam 2 system tersebut, lalu pemeriksaan dua laporan tidak pernah selesai karena kesibukan operasional
- Persepsi dan Response user pada saat proyek berjalan. Pada saat proyek memasuki phase testing dan user diminta berkomitment untuk melakukan testing dengan serius menjadi moment yang sangat penuh tantangan. Kalaupun user melakukan testing, biasanya secara mental tidak sadarnya, mereka akan tidak mengerahkan energi nya 100%, kenapa? karena mereka mengganggap "AMAN" nanti juga masih ada sistem lama pada saat kita Go Live. Kita tahu semua kira-kira kemana point ini mengarah? apabila user tidak serius 100%, apa yang kita harapkan pada saat sistem go live? lalu user akan melakukan entri 2x disistem lama dan baru, nah di sini lah sebenarnya user baru melakukan testing. Cerita selanjutnya anda semua sudah mengetahuinya.
- Perpindahaan data dari sistem lama ke sistem baru khususnya Saldo Awal seperti stock awal, balance hutang piutang biasanya tidak ditangani dengan serius karena menganggap dari sistem yang lama masih tersedia.

CUT OFF

PRO:
- Pada saat go live user hanya input 1x pada sistem baru, sistem lama sudah langsung dimatikan pada saat sistem baru berjalan.
- Pada saat proyek berjalan, user akan menjadikan phase Testing lebih serius karena saat testing inilah kesempatan untuk melakukan uji coba secara lengkap. Pada saat go live maka semua sudah harus tersedia dengan baik guna mendukung operasional.
- Perpindahan data Jelas, karena pada saat tanggal Cut Off yang ditentukan, saldo dari sistem lama harus dipindahkan ke sistem baru. Mulai dari Stok, Hutang, Piutang, Asset.

CONS:
- Apabila terjadi "sesuatu" pada sistem baru, maka bisa berakibat fatal, operasional menjadi terhambat atau malah bisa sama sekali terhenti.

Melihat dari kelebihan dan kekurangan dari Strategi Go Live sistem IT baru, tentu keduanya memiliki resiko, semuanya diserahkan kepada project management yang menangani dengan melihat kepada kondisi user, kompleksitas bisnis proses, dan kompleksitas data.

kami sendiri sudah memutuskan untuk memilih Cut Off strategi dalam semua proyek dimana kami terlibat. Bagaimana dengan anda?






Sabtu, 02 Juli 2016

Liburan sambil Half Time Check 2016

Saya mengucapkan selamat hari raya Idul Fitri 1437H, mohon maaf lahir dan batin.

di masa libur ini bertepatan dengan liburan panjang sekolah, liburan hari raya dan juga tepat dipertengahan tahun. Waktu yang tepat untuk memeriksa apa yang sudah kita kerjakan selama 1/2 tahun 2016 ini, semakin dekat kah kita dengan target tahun 2016 dan target hidup kita?


Harta Rohani (Spiritual Asset) : semakin dekatkah hubungan kita dengan pencipta? Semakin mengandalkan Tuhankah sepanjang tahun ini?
Harta Jiwani (Soul Asset)  : apakah skill kita bertambah selama 6 bulan ini. Berapa banyak hal baru yang kita kerjakan? berapa buku yang sudah kita baca? hobby yang semakin kita tekuni dengan serius?
Harta Tubuh (Body Asset) : bagaimana kesehatan kita selama 6 bulan ini, sudahkah target-target yang kita tentukan untuk berolahraga kita lakukan? Target untuk lebih memiliki berat ideal apakah sudah semakin mendekati?
Harta Keluarga (Family Asset) : berapa banyak waktu dan kualitas yang kita sediakan dan bagikan dengan keluarga inti? keluarga besar?
Harta Hubungan (Network Asset) :Siapa saja yang teman-teman baru yang kita kenal selama 2016, apakah target 2016 untuk menemukan mentor-mentor baru sudah tercapai? Seberapa banyak waktu kita untuk menolong orang lain?
Harta Benda (Financial Asset) : yang ini saya rasa semua kita sudah sadar sendiri :P


ijinkan saya sharing, target Harta Tubuh saya untuk tahun 2016, ingin jogging mencapai 1,200 Miles, saat ini di 983,9 Miles, apabila satu minggu 10 Miles, maka sampai akhir tahun rasanya akan tercapai atau malah bisa lebih :P

Semangat!!!!

Sabtu, 20 Februari 2016

Giving is Getting and Growing


8 tahun lalu saya mendapatkan tag line judul diatas dari salah seorang mentor. Dengan berbagi atau memberi maka kita akan mendapatkan malah kita akan bertumbuh, hemmm sesuatu yang sangat kontradiktif dan kurang masuk akal. Pada saat itu saya tidak terlalu mengerti maksudnya, apalagi saat itu saya baru saja memulai PT. Sterling Tulus Cemerlang dengan beberapa rekan, jadi bagaimana saya ingin berbagi? padahal saya saja butuh bantuan.

Nov 2014, kami membuat program sosial (Corporate Social Responsiblity) dengan menluncurkan program kasir dan sistem stok untuk platform android iREAP POS Lite di Google Play. Progam ini kami tujukan untuk pengusaha Mikro Kecil, agar dapat membantu dalam mengelola administrasi toko mereka dengan menggunakan sistem informasi. Program ini FULL Gratis dan tanpa Iklan.

Sampai hari ini 16 bulan setelah diluncurkan, masih banyak yang bertanya "apakah program ini benar-benar Gratis? jangan-jangan nanti setelah beberapa bulan akan dikenakan biaya? ". biasanya langsung kami jelaskan, bahwa program ini adalah program sosial kami untuk membantu pengusaha mikro kecil agar bisa tumbuh menjadi pengusaha menengah. Masih pula dilanjutkan dengan pertanyaan "Jika demikian, dari mana kalian (www.sterling-team) mendapatkan pemasukan?" Sebenarnya apabila mereka membaca halaman laman kami, maka mereka akan menemukan jawabannya.

Sabtu, 16 Januari 2016

Information Overload

Setelah memikirkan matang-matang selama satu minggu terakhir, hari ini saya memutuskan untuk ijin keluar dari 2 group social network dari sekitar 40 group dimana saya terlibat. Sebelum saya memutuskan hal ini sempat melalui beberapa phase.

Dua tahun lalu kita mulai terganggu karena setiap saat HP berbunyi terus, mengingat group-group yang ada di HP kita bergantian berkomunikasi, lalu muncul fungsi untuk membuat group tertentu "Silent" agar tidak setiap saat berbunyi dan kita bias membaca berita-berita pada saat yang kita inginkan.

Namun beberapa bulan ini saya rasakan fungsi "silent" tersebut sudah kurang efektif. Benar bahwa kita tidak lagi mendengar bunyi-bunyi setiap saat ada message masuk, akan tetapi pada saat jeda waktu tertentu pada saat saya ingin memeriksa pesan-pesan yang mungkin penting atau dari orang tertentu, saya mendapati sudah telalu banyak pesan yang masuk yang terpaksa walaupun saya tidak baca tetap kita harus membukanya.

Dari beberapa laporan-laporan riset, ada yang memberikan data bahwa saat ini rata-rata kita mengangkat HP kita sebanyak 150 kali perhari. ya benar 150 kali yang berarti apabila kita beristirahat selama 8 jam berarti setiap 1 jam kita mengangkat sekitar 9 sampai 10 kali. Apabila anda kurang yakin silahkan download aplikasi

Pertanyaannya adalah, apakah sering kita menyadari bahwa pada saat kita mengangkat HP tersebut
1. Sebenarnya tidak ada pesan atau apapun, karenanya tanpa kita sadari sudah terbentuk kebiasaan/habit kita untuk "terus-menerus" memeriksa HP kita.
2. Sering pada saat tertentu saya mengangkat HP untuk keperluan tertentu misalnya ingin menggunakan kalkulator, namun pada saat saya membuka HP tersebut kita jadi terbawa membaca pesan yang ada. Lalu setelah kita meletakkan kembali HP kita kita menyadari bahwa sebenarnya tadi kita mengangkat HP karena ingin menggunakan kalkulator. Malah tidak jarang kita lupa, apa yang ingin kita lakukan sebelumnya.

Jika kita ingin jujur sebenarnya pada saat ini berapa banyak dari pesan yang setiap harinya kita dapatkan masih kita baca?, apabila kita membaca semuanya saya berpikir mungkin kita sudah menjadi manusia paling bijaksana dalam segala masa atau kita tidak mengerjakan apa-apa lagi selain hanya membaca.

kiranya kita bisa memilih mana yang harus kita baca dan mana yang tidak agar hidup kita menjadi lebih bijak bukannya menjadi terganggu dengan informasi yang berlebihan.

Salam.