Seperti yang rutin saya lalukan, bertukar pikiran dengan rekan-rekan dari dunia IT, khususnya aplikasi bisnis. Dua hari lalu saya berdiskusi dengan rekan-rekan mengenai topik pada saat kita mengganti sistem IT ada begitu banyak keputusan secara strategy sepanjang proyek yang harus kita putuskan.
Salah satunya adalah, pada saat sistem baru mulai berjalan (go live new system) apakah sistem lama tetap digunakan? atau sistem lama langsung tidak digunakan lagi. Lebih jelasnya misal tanggal 1 January 2017 adalah jadwal sistem baru mulai digunakan. Setelah proyek berjalan selama 6 bulan), maka pada tanggal 1 January tersebut apakah sistem lama, masih digunakan atau langsung dimatikan?
Sebelumnya saya pikir hal ini bukan sesuatu yang masih didebatkan saat ini, setelah 26 tahun saya menangani implementasi sistem informasi. Namun setelah diskusi dengan beberapa rekan saya merasa masih relevan untuk membagikan pertimbangan-pertimbangan yang ada agar Implementasi Sistem IT baru bisa berjalan dengan baik dan sukses. Tentunya keputusan Go Live Paralel Run vs Cut Off hanya salah satu dari parameter keberhasilan dari implementasi sistem baru dari sekian banyak parameter lainnya.
Dari sisi USER/ PENGGUNA umumnya langsung memutuskan atau paling tidak berpikir sistem baru pada saat Go Live akan paralel terlebih dahulu dengan sistem lama selama waktu tertentu, misalnya 3 bulan. Alasan klasik dan relevan adalah, agar AMAN supaya APABILA nanti sistem baru terjadi masalah, maka Operasional perusahaan tidak terganggu karena masih ada Sistem Lama yang bisa digunakan. Hem.... Sound Perfect, ya sudah maka diputuskan untuk paralel, karenanya sering kita mendengar proyek yang tidak pernah berakhir / Never Ending Project. Menurut pengamatan kami salah satunya dikarenakan paralel run pada saat go live sistem baru dan lama tidak ada batas waktunya. Sehingga setelah go live pun user masih menginput di sistem lama, dan tidak jelas kapan waktu selesainya dan apa parameternya.
Mengapa user jarang sekali memilih opsi Cut Off? karena alasan yang sama dengan yang sebelumnya. User merasa pada saat pergantian sistem apabila sistem lama langsung "dimatikan" maka apabila terjadi "sesuatu" pada sistem baru, operasioal perusahaan bisa terganggu, tidak bisa melakukan pengiriman barang, penagihan, dan lainnya yang berakibat kepada kerugian.
Sebelum tambah bingung, saya coba memberikan list perbandingan paralel run vs cut off
PARALEL RUN
PRO:
- Aman secara bisnis, apabila terjadi sesuatu masih ada sistem lama, sehingga bisnis tidak akan terganggu.
CONS:
- Melelahkan untuk User, karena pada saat live sistem baru, user harus menginput data 2x, di sistem lama dan baru. Lalu membandingkan laporan dari kedua sistem untuk menguji apakah sistem baru sudah sama dengan sistem lama. Ini yang kadang menjadikan "never ending project", karena data yang diinput tidak pernah terkejar kedalam 2 system tersebut, lalu pemeriksaan dua laporan tidak pernah selesai karena kesibukan operasional
- Persepsi dan Response user pada saat proyek berjalan. Pada saat proyek memasuki phase testing dan user diminta berkomitment untuk melakukan testing dengan serius menjadi moment yang sangat penuh tantangan. Kalaupun user melakukan testing, biasanya secara mental tidak sadarnya, mereka akan tidak mengerahkan energi nya 100%, kenapa? karena mereka mengganggap "AMAN" nanti juga masih ada sistem lama pada saat kita Go Live. Kita tahu semua kira-kira kemana point ini mengarah? apabila user tidak serius 100%, apa yang kita harapkan pada saat sistem go live? lalu user akan melakukan entri 2x disistem lama dan baru, nah di sini lah sebenarnya user baru melakukan testing. Cerita selanjutnya anda semua sudah mengetahuinya.
- Perpindahaan data dari sistem lama ke sistem baru khususnya Saldo Awal seperti stock awal, balance hutang piutang biasanya tidak ditangani dengan serius karena menganggap dari sistem yang lama masih tersedia.
CUT OFF
PRO:
- Pada saat go live user hanya input 1x pada sistem baru, sistem lama sudah langsung dimatikan pada saat sistem baru berjalan.
- Pada saat proyek berjalan, user akan menjadikan phase Testing lebih serius karena saat testing inilah kesempatan untuk melakukan uji coba secara lengkap. Pada saat go live maka semua sudah harus tersedia dengan baik guna mendukung operasional.
- Perpindahan data Jelas, karena pada saat tanggal Cut Off yang ditentukan, saldo dari sistem lama harus dipindahkan ke sistem baru. Mulai dari Stok, Hutang, Piutang, Asset.
CONS:
- Apabila terjadi "sesuatu" pada sistem baru, maka bisa berakibat fatal, operasional menjadi terhambat atau malah bisa sama sekali terhenti.
Melihat dari kelebihan dan kekurangan dari Strategi Go Live sistem IT baru, tentu keduanya memiliki resiko, semuanya diserahkan kepada project management yang menangani dengan melihat kepada kondisi user, kompleksitas bisnis proses, dan kompleksitas data.
kami sendiri sudah memutuskan untuk memilih Cut Off strategi dalam semua proyek dimana kami terlibat. Bagaimana dengan anda?
