Menangani Harapan (Managing Expectation) pengguna dari suatu sistem IT baru

Beberapa tahun lalu saya menulis bahwa suatu proyek IT perlu menangai harapan-harapan dari berbagai level pengguna (user) http://blog.sterling-team.com/en/managing-project-managing-expectation/. Apabila harapan-harapan dari pengguna ini tidak ditangani maka besar kemungkinan akan munculnya kekecewaan dari sistem yang akan diimplementasikan.

Kekecewaan dari pengguna bisa saja diakibatkan karena kekurangan dari sistem yang ada, tapi bisa juga datang karena harapan dari pengguna yang memang sejak awal tidak dapat terpenuhi atau tepatnya terlalu tinggi (unrealistic expectation).

Beberapa hari lalu saya mendapat email dari seorang kenalan bahwa dia senang dengan program kami yang kami luncurkan bulan oktober 2014 lalu yaitu http://www.sterling-team.com/solution/free-ireap-lite-pos-android/, dia merupakan salah satu pengguna.

Program iREAP Lite POS ini memang merupakan program Kasir POS untuk platform Andorid yang memang kami buat untuk kami bagikan secara Gratis untuk usaha Mikro atau rumahan. Dimana fungsi-fungsi yang tersedia kami usahakan semudah mungkin sehingga dapat digunakan siapa saja tanpa perlu konsultasi terlebih dahulu apalagi perlu pelatihan secara khusus.

Karena alasan kemudahan dan target pengguna adalah mikro bisnis dan usaha rumahan, maka kami hanya membuat fungsi untuk berjualan / POS kasir, juga ada fungsi untuk transaksi perpindahan barang, sehingga dapat memberikan laporan status stok.

Setelah chatting beberapa saat, selain mengemukakan bahwa dia suka dengan program kami karena bisa membantu bisnisnya, kemudian memberikan masukan bahwa ada baiknya ditambahkan agar fungsinya sampai kepada laporan rugi laba dan neraca. Dimana hal ini bukan prioritas kami dalam jangka pendek.

Akhirnya saya minta rekan ini untuk memberikan rating untuk aplikasi kami di Google Play, dalam hati saya pastinya dia akan memberikan 5 buah bintang (stars) untuk rating aplikasi kami (rating mulai dari 1 buah sampai 5 buah bintang), hemm lumayan...

Beberapa hari kemudian setelah saya check, saya agak terkejut. Kenapa? karena dia hanya memberikan 3 bintang, yang apabila saya liat maka artinya menurut rekan ini aplikasi kami hanya "biasa saja".

Saya jadi teringat kepada tulisan saya 5 tahun lalu, bahwa betapa tidak mudah untuk membuat pengguna puas dengan sistem IT yang digunakan. Padahal dia sendiri yang sudah menyampaikan bahwa dia senang dengan aplikasi ini, tapi memang dia "Mengharapkan" ada tambahan sampai ke neraca dan rugi laba. Dimana hal ini bukan prioritas kami saat ini. Repotnya pada saat rating bisa jadi dia memberikan 3 bintang karena "Harapan" dia tidak terpenuhi, padahal memang hal tersebut memang tidak ada dari awal.

Pengalaman ini membuat saya kembali harus terus belajar dan mengingatkan kita semua bahwa dalam menangani proyek IT, kita harus selalu mencari tahu apa harapan dari user. Tanpa kita tau dengan pasti maka apa yang kita lakukan dengan sekuat daya dan upaya tidak akan bisa memuaskan. Begitu juga pengguna, perlu untuk menyampaikan apa harapan yang diinginkan dari suatu sistem IT, tanpa harapan yang jelas diawal proyek, kemungkinan besar akan berujung pada kekecewaan.

semoga bermanfaat.

Kebutuhan vs Keinginan dalam Membangun Sistem Teknologi Informasi

Mohon masukan dari rekan-rekan untuk artikel kami pada majalah Info Franchise edisi Januari 2015, dengan topic "Kebutuhan vs Keinginan dalam Membangun Sistem Teknologi Informasi"

http://www.majalahfranchise.com/2015/01/12/kebutuhan-vs-keinginan-dalam-membangun-sistem-teknologi-informasi/

 Semoga Bermanfaat.

Tetap Berprestasi meski dalam Tekanan

9 Januari 2015, begitu keluar dari pintu rumah untuk olahraga pagi, tercium harum yang sangat familiar ya, dari salah satu kumpulan anggrek alam (species) yang kebetulan tumbuh dan kami biarkan berkembang secara alami di 2 buah pohon palem depan rumah.

Alhasil, rencana olah raga pagi agak terganggu dengan menikmati dan mengambil beberapa foto. Sayang nya saat ini teknologi gambar belum bisa menangkap harum yang dihasilkan sehingga sulit untuk saya jelaskan bagaimana harumnya anggrek yang satu ini.

Dendrobium Crumenatum nama keren dari anggrek pada foto diatas. Biasanya di indonesia kita sebut sebagai anggrek Merpati, mungkin karena warnanya yang nyaris putih seluruhnya.

Anggrek ini dapat tumbuh dengan sangat mudah atau nyaris tanpa butuh perawatan, seperti tanpa vitamin tambahanpun ia mampu tumbuh dengan baik. Bukan hanya tumbuh dengan baik tapi juga mampu berkembang biak dan berbunga, Karenanya si Merpati ini sangat mudah ditemui di Indonesia, bahkan dibeberapa daerah tumbuh liar dipinggir-pinggir jalan.

Irama berbunga dari anggrek ini sangat menarik. si Merpati ini otomatis akan berbunga pada saat kondisi cuaca ekstrim alias perubahan suhu minimum dan maksimum cukup lebar. Umumnya menurut para ahli si cantik ini akan berbunga setelah hujan beberapa hari, lalu panas beberapa hari, kebetulan pada tanggal 9 Januari ritme yang sama terjadi 1 minggu sebelumnya hujan turun hampir setiap hari, kemudian cuaca panas pada hari yang ke-2 atau 3 ia menunjukkan kecantikannya.

Selain berbunga pada saat tergantung kondisi cuaca, waktu mekar bunga juga lumayan pendek hanya berbunga 1 hari. Karenanya moment ini harus dinikmati walaupun hanya sejenak berhenti dari kegiatan kami hanya untuk mengagumi.

Si Cantik merpati ini sering mengingatkan saya, bahwa pada saat sulit atau ekstrim justru ia mengeluarkan prestasi terbaiknya dengan berbunga dan mengeluarkan wangi harumnya, bukan dalam kondisi normal, walaupun hanya untuk dinikmati 1 hari.

Bagaimana dengan kita? apakah kita justru hanya ingin berada pada kondisi nyaman kita? mengeluh pada saat kita mengalami tekanan atau malah menggunakan alasan karena kondisi sekeliling yang tidak mendukung membuat kita tidak bertumbuh? Semoga kita semua bisa belajar dari si Cantik nan harum yang diberikan Tuhan untuk kita nikmati.

salam

1000 buku untuk anak Indonesia

Apakah kita perlu menentukan target untuk setiap hal?

Masih dalam semangat awal tahun, bagaimana menentukan resolusi dan konsisten menjalankannya sehingga dapat tercapai tujuannya. Satu hal yang saya pelajari adalah bagaimana menentukan Target yang Spesifik. Berikut cerita singkat yang saya coba bagikan.

Akhir November 2014, kami team http://www.sterling-team.com memutuskan untuk mengganti rutinitas acara kumpul dan "makan-makan" akhir tahun dengan sesuatu yang bisa lebih bermanfaat, daripada sekedar mengisi waktu akhir tahun dan menambah angka kolesterol. Setelah masukan-masukan bersama akhirnya ide dari Sisilia yang kami ambil, yaitu kami akan mengumpulkan buku-buku untuk anak-anak yang kurang beruntung. Rencana nya ini akan kami salurkan melalui yayasan Sahabat Anak (www.sahabatanak.org) untuk melengkapi koleksi perpustakaan mereka.

Ide mulai diluncurkan melalui pemberitahuan email kepada semua team untuk ikut berkontribusi. Awalnya saya berpikir "ok ide yang bagus, dan rasanya cukup mulia untuk berbagi, ya sudah kita kumpulkan saja, nanti terkumpul berapa banyak, semuanya akan kita serahkan" tidak terpikir ada target tertentu lagipula hanya 1 bulan waktu yang ada, 19 desember akan kita serahkan berapapun jumlah yang terkumpul.

Namun tanpa di sangka Sisilia pada saat mengumumkan menetukan target 1.000 buku bekas layak baca untuk dikumpulkan dan diserahkan. Ya 1.000 buku, sebagai informasi apakah 1.000 angka yang besar, team kami hanya berjumlah 40 member. Artinya rata-rata setiap team mempunyai target 25 buah buku.

Proses pengumpulan menjadi menarik, karena pastinya kami tidak memiliki buku-buku bekas sebanyak itu, dan apalagi buku-buku nya ditujukan untuk anak-anak sekitar umur sekolah SD. Informasi mulai disebarkan kepada rekan-rekan yang sudah tidak bekerja bersama kami. Saya pribadi cukup terkejut karena mereka juga ikut berpartisipasi dalam gerakan ini, terima kasih untuk support dan hubungan yang masih terjalin. Sebagian besar kami "berburu buku" mulai dari toko modern, toko discount (supaya bisa mendapatkan lebih banyak buku), sampai di toko pinggir jalan.

19 Desember 2014, akhirnya tiba waktunya.  Foto kiri Sisila pada saat menyerahkan, Cukup banyak box yang terkumpul dan juga terkumpul pakaian layak pakai. Lalu apakah 1.000 buku tercapai? ternyata tidak kami hanya berhasil mengumpulkan sekitar 650 buku, Pasti ada rasa kecewa namun ini yang terbaik yang kami bisa lakukan dengan segala daya dan dana yang tersedia dalam waktu 1 bulan.

Akan tetapi apabila kita renungkan, kita bisa mencapai 650 buku karena kita memiliki target 1.000 buku. Saya pribadi berpikir jika kita tidak menentukan target 1.000 mungkin hanya terkumpul 100 buku, atau 200 buku?

Akhirnya Target kita tentukan bukan sekedar untuk mencapai tujuan Akhirnya, tapi bagaimana dalam Proses mencapai tujuan tersebut kita belajar dan menjadi lebih baik. Hal lainnya adalah Target kita butuhkan untuk memotivasi kita dalam menjalankan Proses nya yang kadang penuh tantangan.

Karena nya, mari kita terus belajar untuk menentukan target-target dalam hidup kita, agar selalu dapat menjadi lebih baik.

Akhirnya, besar harapan kami agar buku-buku tersebut dapat bermanfaat bagi anak-anak di Sahabat Anak.

Salam.

IREAP LITE Point of Sale (POS) Update ver 1.21

HAPPY NEW YEAR 2015. ALL THE BEST IN 2015.

bersama ini kami juga ingin memberikan update aplikasi kasir FREE IREAP LITE POS saat ini sudah mencapai 350 download dan pada tgl 31 Dec 2014, versi 1.21 sudah kami release.

beberapa update penting:
- menambahkan kode barang dan kategori lewat IMPORT dari file CSV, sehingga bisa mempermudah penambahan data barang
- tambahan fungsi cari/search kode/keterangan barang pada saat transaksi sales.
- seting printer Bluetooh
- tambahan laporan
  * laporan transaksi pembayaran, cash card
  * Grafis bar chart laporan harian penjualan.

terima kasih untuk semua masukan rekan-rekan sehingga kami dapat lebih menyempurnakannya.

update/download aplikasi dapat di download di www.sterling-team.com/ireaplite.html

semoga aplikasi ini dapat bermanfaat dan membantu bisnis rekan-rekan semua

salam,

co-founder (PT. Sterling Tulus Cemerlang - SAP Indonesia Partner)

Resolusi di tahun baru 2015

Memasuki tahun baru adalah saat-saat yang selalu kita gunakan untuk membuat target-target baru. Umumnya resolusi yang kita buat hanya bertahan beberapa bulan, bahkan kita sering sudah melupakan apa yang kita targetkan, sampai tiba di penghujung tahun baru kita menyadari banyak dari target kita yang tidak tercapai, dan biasanya kita memakluminya.

Membuat target kadang terasa mudah, namun melakukan target-target tersebut merupakan sebuah tantangan tersendiri. dalam bukunya Goals!: How to Get Everything You Want -- Faster Than You Ever Thought Possible, Brian Tracy menjelaskan sebuah GOAL yang tidak dituliskan kemungkinan besar akan tidak terealisasi atau malah terlupakan setelah beberapa bulan berjalan.

Jadi kunci pertama dari resolusi adalah apa yang kita targetkan harus dituliskan, dan diletakkan ditempat yang sering kita lihat agar selalu teringat. selain itu resolusi harus dituliskan dengan spesifik. Sering kita hanya membuat resolusi secara umum: Ingin hidup lebih sehat. titik tidak spesifik bagaimana hidup lebih sehat tersebut dicapai.

Apabila kita ingin mencapai hidup lebih sehat misalnya resolusinya dapat menjadi: jalan pagi 5Kilometer seminggu 3 kali. dengan demikian sepanjang tahun kita dapat menentukan strategi-strategi yang perlu kita gunakan agar jalan pagi 5KM bisa tercapai.

Selain harus dituliskan, dan harus spesifik, target kita juga harus realistis. Misalnya saat ini kita tidak pernah berolah raga, namun target 2015 kita ingin ikut lomba lari Marathon. Target yang terlalu tinggi sering membuat kita tergoda untuk tidak merealisasikannya.

Selama memasuki tahun 2015, dan membuat resolusi yang baru yang akan kita capai pada akhir 2015.

Selamat Mencoba.

Andy Djojo Budiman